A pafi.hu-ról összegyűjtöttük, hogy mire kell figyelni, ha külső forrásokat keresünk és pályázni szeretnénk.
1. Ahhoz, hogy pályázatíráshoz kezdjünk, először is ismerni kell, hogy milyen lehetséges források, pályázati kiírások, támogatási felhívások, alapítványok, ösztöndíjak, stb. vannak, amelyek céljaink eléréséhez számításba jöhetnek. Ezt a csatornát a mai világban érdemes körültekintően kiépíteni, amihez szolgálatunkra lehet a Pályázatfigyelő, de egyéb folyóiratok, közönségszolgálati irodák, telefonszolgálatok, könyvtárak és más intézmények működése is.
2. Nélkülözhetetlen a sikeres pályázathoz, hogy a pályázó helyzetének elemzését, a feladat bemutatását, a vállalt programot világosan és szakszerűen írjuk le. Ez a fázisa a feladatunknak különösen alapos felkészültséget igényel.
Különböző nagyságrendű és tematikájú pályázatok léteznek:
– Az átláthatóbb, egyszerűbb, kisebb támogatási összegeket igénylő pályamű elkészítésére valószínűleg vállalkozhatunk helyben magunk, ha lehetséges persze itt is érdemes – a témától függően – szakemberrel konzultálni.
– Előfordulhat, hogy átfogóbb, speciális probléma megoldására, kezelésére nagyobb támogatási kérelmet akarunk benyújtani. Ilyen esetben érdemes felkészült szakértőknek kiadni a munkát.
3. Ne feledjük, ha átfogó és alapos programmal (programokkal) rendelkezünk – tehát hosszabb távon tudjuk, hogy mit és hogyan akarunk – a későbbiekben akár annak egy-egy részcéljára különböző pályázati helyekre esetleg egyidejűleg is beadhatjuk programunkat, vagy annak egy-egy részét könnyen adaptálhatjuk egy új forráshely lehetőségének megjelenésével.
4. Gyakori, hogy pályázatunkat a bírálók elutasítják. Vagy, mert mi nem eléggé beláthatóan, meggyőzően fogalmaztuk meg programunkat, vagy mert a mi programunk – az adott kiírásba – profil, nagyságrend vagy egyéb okból nem fért bele. Az alkalmi elutasítás velejárója a pályázat készítésének, nem szabad, hogy elkeseredetté, sértődötté váljunk. 8-10 pályázatból jó ha 2-3 van, ami támogatást kap.
Itt is az átfogó-előrelátó tervezés segíthet, az új és új próbálkozásainknál már nem kell mindig elölről kezdeni a munkát, gyakran elég, ha a már meglévő programunkat, tervezetünket aktualizáljuk.
5. Informáltnak kell lennünk azokról a gyakorlati példákról, amelyek a mi programunkhoz hasonlóak vagy ahhoz közelálló témájúak, amelyek tapasztalatai segítségünkre lehetnek, s amely példákra saját tervezetünkben akár hivatkozhatunk is.
Informáltaknak kell lennünk olyan szakértőkről, akik pályázatunk elbírálóinak szakvéleményükkel támogató nyilatkozatukat adhatják. Főként olyan személyekkel jó kapcsolatban lennünk, akik szakértőként tekintéllyel bírnak, s akik a pályázó eddigi működéséről, hátteréről pozitívan tájékozottak.
6. Fontos, hogy a pályázóról kialakult kép, vélemény, annak karaktere (imágója), a közvéleményben tudatosan legyen kiépítve; az erre való törekvés a pozitív megítélés, a sikeres pályázat egyik fontos eleme. A PR tehát kulcsfeladat.
7. Néhány fontos formai tanács:
– Válasszunk kifejező címet pályamunkánkhoz.
– Az elején röviden (lehetőleg 2-3 mondatban) foglaljuk össze jól érthetően a pályázat tartalmát.
– Hosszabb anyagoknál feltétlen készítsünk tartalomjegyzéket, így áttekinthetőbb lesz a pályázati anyagunk.
– Ha szükséges, készítsünk mellékleteket (sajtókivágások, táblázatok, diagramok, blokk-sémák), amelyekkel illusztrálhatjuk, s meggyőzőbbé tehetjük írásunkat.
8. Törekedjünk arra, hogy a pályázat hangneme legyen mértéktartó, szerény, ugyanakkor magabiztos. A szöveg lehetőleg sablonoktól mentes, eredeti megfogalmazású legyen.
Helyzetünkről, eredményeinkről, céljainkról reálisan fogalmazzunk, ellenkező esetben könnyen lelepleződhetünk, s így hitelét veszítheti pályázati anyagunk.
9. A pályázat legyen cselekvésre orientált (hacsak nem valamilyen elméleti téma kutatására, teoretikus feldolgozására kérünk támogatást), váljon érzékelhetővé előle haladásunk iránya. Legyen világos, hogy milyen pontról, milyen pontra juthatunk el támogatóink segítségével, foglaljuk jól össze, hogy milyen hozadéka, következménye, új eredménye várható a támogatást igénylő programnak. Írjunk arról is, hogy az hogyan működhet tovább a támogatás felhasználása után, esetleg keletkezik-e valamilyen új struktúra. Hangsúlyozzuk ki, hogy kiknek az együttműködését, összefogását tudjuk megnyerni.
10. Ha elnyertük a pályázati támogatást, még nem ért véget a pályázók feladata, sőt az igazán csak most kezdődik:
– Általában ilyenkor történik az eddigi terv pontosítása, esetleg részletesebb kidolgozása.
– Nemcsak a támogatás elnyerésének, de felhasználásának – a pénz elköltésének – a tudományára is szükségünk van, főként, ha ésszerűen, takarékosan akarunk cselekedni.
– Egyre gyakoribb, hogy a támogatók a programot menetközben is követni, segíteni, ellenőrizni kívánják – erre is legyünk felkészültek.
– A program végén vagy a támogatási időszak leteltével készítsünk összefoglalót, rögzítsük írásban (vagy egyéb módon is) a jelentősebb lépéseket, szakaszokat, új döntési helyzeteket – értékeljük a folyamatot.
Ez a munka hozzásegíthet bennünket ahhoz is, hogy adott esetben publikálni tudjuk működésünket, szakmai elemzést készíthessünk arról.
Esetenként érdemes programunk törzsét idegen nyelvre is lefordítani, az egyre bővülő külföldi kapcsolatok, segítési nyilatkozatok lehetőséget kínálnak ilyen gazdasági erőforrás megnyerésére is.